Sala riunioni virtuale: La vostra videoconferenza è al sicuro da accessi non autorizzati?

L'ascesa della videoconferenza

Negli ultimi anni, molte interazioni sociali - comprese quelle legate al lavoro - si sono gradualmente spostate online. Comprensibilmente, la pandemia è stata un fattore significativo in questo processo. A causa della COVID-19, l'uso di app per videoconferenze è cresciuto del 62%, secondo il Gitnux Marketdata Report 2023. Rispetto alle riunioni faccia a faccia, le videochiamate possono essere meno personali, ma sono molto più facili da programmare e possono essere tenute praticamente ovunque.

Le interazioni online comportano dei rischi.

Levideoconferenze spesso comportano la discussione di questioni riservate. Controlli inadeguati della privacy possono portare alla condivisione involontaria di informazioni sensibili, soprattutto se i partecipanti non configurano correttamente le loro impostazioni. Inoltre, la registrazione e l'archiviazione delle riunioni possono comportare problemi di privacy, soprattutto se le registrazioni non sono gestite e protette in modo appropriato.

Le piattaforme di videoconferenza possono anche essere vulnerabili alle violazioni della sicurezza. Gli hacker possono sfruttare i punti deboli del software per ottenere un accesso non autorizzato alle riunioni, esponendo potenzialmente dati aziendali o conversazioni sensibili. Anche il rischio di incidenti di"Zoombombing" - in cui persone non invitate disturbano le riunioni con contenuti offensivi o altri disturbi - evidenzia la necessità di misure di sicurezza forti.

Cosa potete fare per evitare di mettere a rischio i dati della vostra azienda?

Ecco alcune misure di sicurezza che i professionisti IT dovrebbero imporre a tutti i dipendenti.

1. Solo software autorizzato:

• Assicurarsi che i dipendenti utilizzino solo programmi di videoconferenza approvati dal reparto IT. I software non autorizzati possono presentare vulnerabilità di sicurezza.
• Verificate le impostazioni di sicurezza dei vostri strumenti di videoconferenza e date priorità all'uso di piattaforme di videoconferenza criptate.

2. Password forti:

• Incoraggiare l'uso di password forti e uniche per gli account di videoconferenza.
• Implementare l'autenticazione a più fattori (MFA) per un ulteriore livello di sicurezza.

3. Privacy e sicurezza della rete:

• Ricordare ai dipendenti di non utilizzare strumenti di videoconferenza su reti Wi-Fi pubbliche.
• Incoraggiare l'uso di una VPN (Virtual Private Network) quando ci si connette da remoto per proteggere i dati durante il transito.
• Sottolineare l'importanza di non effettuare videochiamate in luoghi pubblici per evitare l'esposizione accidentale di informazioni sensibili.

4. Aggiornamenti software:

• Incoraggiate i dipendenti ad attivare gli aggiornamenti automatici per il loro software di videoconferenza, per assicurarvi che stiano utilizzando le versioni più recenti e con patch.
• Disponete di una soluzione di gestione delle vulnerabilità e delle patch per applicare sistematicamente gli aggiornamenti di sicurezza a tutti gli endpoint dell'organizzazione.

5. Condivisione sicura dello schermo:

• Istruire i dipendenti a condividere solo la finestra o il documento necessario durante le sessioni di condivisione dello schermo. Evitate di condividere l'intero desktop se non è necessario.
• Istruire i dipendenti sulla sicurezza dei dati. Sanno quali dati possono condividere con gli altri e quali devono rimanere privati?
• Quando si organizza una videoconferenza di grandi dimensioni, l'organizzatore può limitare la condivisione dello schermo e dare il permesso solo agli utenti verificati.

6. Configurazione sicura dell'home office:

• Consigliare ai dipendenti di cambiare le password predefinite dei router e delle reti Wi-Fi nei loro uffici domestici.
• Assicurarsi che i dipendenti utilizzino Wi-Fi criptato con WPA2 o WPA3 per connessioni sicure.

7. Organizzare le videochiamate in modo sicuro:

• Richiedere codici di accesso o password per l'ingresso per evitare accessi non autorizzati.
• Essere prudenti nel diffondere i link di invito, assicurandosi che siano condivisi in modo sicuro.
• Ammettere e allontanare sempre i partecipanti quando gli eventi sono aperti al pubblico.
• Attivate le funzioni di "sala d'attesa" per esaminare e approvare i partecipanti prima di concedere l'accesso.
• Bloccate la riunione una volta che tutti i partecipanti previsti si sono uniti, per evitare i ritardatari.

8. Archiviazione sicura dei video:

• Dopo aver registrato le videoconferenze, assicuratevi che i filmati siano archiviati in modo sicuro, con accesso limitato solo al personale autorizzato.
• Implementate la crittografia e i controlli di accesso per le registrazioni video archiviate per proteggere le informazioni sensibili.
• Esaminare e controllare regolarmente chi può accedere a queste registrazioni, per mantenere la privacy e la sicurezza dei dati.
• Utilizzare la protezione delle applicazioni cloud per fornire una protezione preventiva ad applicazioni come OneDrive o Microsoft Teams.

Seguendo queste pratiche, non solo migliorerete la sicurezza digitale dei vostri dipendenti, ma consentirete loro di promuovere in modo sicuro le loro relazioni professionali, una riunione alla volta.